AI og rekruttering: Hurra for GDPR og AI Act!

Vil bruk av AI gi en bedre kandidatopplevelse?

Har du brukt ChatGPT til å lage et kandidatsammendrag denne uka? Transkribert et intervju? Sammenstilt referanser til en presentasjon for kunden? Du er ikke alene om det, men har du orden i sysakene?

AI har allerede blitt en naturlig del av hverdagen for mange rekrutterere. Verktøyene sparer tid, effektiviserer prosesser og kan gi kandidater raskere oppfølging. Det mange ikke er klar over, er at bruk av AI til rekruttering er strengt regulert, og du kan få høye bøter om du bruker det feil.

LinkedIn har i det siste hatt mye debatt om kandidater som mener de har blitt vurdert av en maskin, og uheldige, typisk AI-genererte, svar på søknader.

Å bruke AI når du jobber med rekruttering og jobbsøkere kan være en risikosport, både når det gjelder å følge regulatoriske krav, og bevare et godt omdømme.

Som rekrutterer må ha noen helt grunnleggende ting på plass:

• Du må ha et gyldig grunnlag for å behandle kandidatens personopplysninger, kandidaten må informeres om hva opplysningene brukes til og hvorfor

• Bruker du eksterne AI-verktøy som ChatGPT, Co-pilot eller lignende, må du ha en databehandleravtale med leverandøren

• Du må vite hvor data lagres og sikre at det skjer innenfor EU/EØS, det gjelder også betalte versjoner av populære verktøy

• Kandidaten må få tydelig informasjon om at AI brukes i prosessen, og til hva

• Et menneske må alltid ta den endelige beslutningen. AI kan støtte, men ikke avgjøre

• Du må kunne dokumentere behandlingsgrunnlag, risikovurdering og at rutinene følges

Omfattende og tungvint? Unødvendig byråkrati som hindrer innovasjon og effektivisering? Vi tenker annerledes.

Regelverk er ikke et hinder, det er en kvalitetssikring

GDPR og AI Act er til for å beskytte oss og ivareta våre interesser. Vi tenker at å følge de grunnleggende prinsippene til personvern og trygg og rettferdig behandling er en forutsetning for gode kandidatopplevelser.

Vi tror de fleste kandidater ønsker at:

• Personopplysninger ikke kommer på avveie, eller blir brukt til andre ting enn du har gitt samtykke til

• Være trygg på at du vurderes på like vilkår som andre

• Det er tydelig og åpent forklart når AI blir brukt i rekrutteringsprosessen

• Det til syvende og sist er et menneske som tar beslutningen

• De blir vurdert på et bredt og objektivt grunnlag

Vi kan bruke AI til å bli mer effektive, men det må ikke gå på bekostning av søkernes rettigheter og en god rekrutteringsprosess.

AI kan gi bedre kandidatopplevelser

Vi tror at vi med AI som samtalepartner med kandidater, oppdragsgivere og referanser kan skape enda bedre opplevelser:

• Vi kan invitere alle til intervju. En CV forteller noe om erfaring. En samtale kan avdekke motivasjon, refleksjonsevne, verdier og samarbeidsevner

• Kandidater kan få relevant informasjon tidligere i prosessen, og forberede seg til intervjuet

• Ansettende leder kan snakke om hva de er ute etter, slik at stillingsannonsen blir riktig

• Referanser kan ta samtalen når det passer dem, og rekrutterer får en ferdig oppsummering

• Rekrutterere får mer tid til menneskelige møter og mindre tid til administrasjon

• Kandidaten kan få personlige oppfølginger underveis i prosessen

Det er lett å ty til det som sparer tid. Et skjema er raskt å sende ut. En automatisert melding er enkel å sette opp. Men det vi sparer i tid, taper vi ofte i opplevelse. Kandidaten som aldri hørte noe. Referansen som svarte på et skjema som ikke klarte å fange nyansene. Den ansettende lederen som ikke fikk fortalt hva de egentlig var ute etter.

AI brukt uforsiktig kan forsterke følelsen av å ikke bli sett av mennesker. AI brukt riktig kan effektivisere arbeid som ikke gir verdi, og frigjøre tid til det som betyr noe: samtalene som ikke kan automatiseres.

Derfor heier vi på både AI og regulering

GDPR og AI Act står ikke i veien for gode kandidatopplevelser. De er med på å sikre dem.